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 ミーティング議事録 

充電期 第1回定例ミーティング

日時:2009年5月13日(水)19:30~21:30
場所:JICA地球ひろば305
参加者:はじめ、べん、まーくん、ちの、おやぶん

<議事録>

  1. アジア学院キャンプ
    5/14あたりから広報開始。
    詳細は案内メールorHP掲載内容を参照
  2. 桃井和馬さん講演
    JICA地球ひろばの空きを確認して、講師と日程調整する。
    募集人数と参加費、プログラム内容のバランスを検討する。
  3. 今後の予定
    シュタイナー学校体験ツアーの案内は近々出る予定
    次回定例ミーティング 6/17(水)19:30~21:30 JICA地球ひろば

 

アカデミア16期に向けたミーティング 第4回

日時:2009年4月15日(水)19:45~21:00
場所:JICA地球ひろば307
参加者:はじめ、上條、べん(和田亜弥美)、じゃんぼさん、おやぶん

<アジェンダ>
1.具体的な企画案の雛形を作る
2.企画募集の方法(要項のようなもの)を決めて、早めにアカデミアMLへの告知、
  ウエブ掲載を開始する。

<企画募集の基本方針>
・広くアカデミア修了生に企画を募集していく。
・企画の運営全体は、企画者が行うことにして、各企画ごとに独立採算制にする。
・基本的には修了生が企画者になるが、子どもアカデミアのように、
 参加者と企画者が一緒になって企画し、参加するというスタイルでもよいし、
 形は問わない。
・毎月16期の定例ミーティングを開き、それに合わせて企画の提出をしてもらい、
 ミーティングで確認したあとアカデミアのHPやMLで告知を行う。
・できれば企画実施日の2ヶ月前には提出をしてもらう。
・12月に報告会開催を予定している。

1.企画募集(企画案のブレスト)
*世界遺産(歴史的) 吉岡淳さんにお話を聞く、
 フィールドワーク(広島、石見、屋久島)・・・じゃんぼさん
*群馬県片品村 生活塾訪問・・・じゃんぼさん
*アジア学院企画・・・はじめ
*シュタイナー学校訪問企画・・・上條

2.課題
*運営費用の使い道
 各企画は独立採算制だが、補助が必要な場合は、
 その都度定例ミーティングで決めていく。
*参加費設定なども、個々のプログラム企画者に任せる。
*企画者は修了生に限る。ただし、参加者も最初から交えて企画を考えるのもあり。
 企画者と参加者をあまり分ける必要もない。

3.手続き
*月1回の定例ミーティングを開く
  ↓
 ミーティングごとに企画提出締め切り日とする。
 (実施日の約2ヶ月前までに提出)

4.役割分担
*企画書提出先:事務局のメアドへ
*個々の企画チームへの便宜
 ミーティングルームの確保(個々の企画チーム):隊長へ依頼
 企画ごとのMLの作成ヘルプ
 費用は独立採算制、困ったときに相談してもらう。
*HPへのアップ:みっきー(要引き継ぎ)

5.見本:シュタイナー学校の企画書添付

6.次回ミーティング(第1回定例ミーティング)
日時:5月13日(水)19:30-21:30
場所:JICA地球ひろば 305号室
→これを待たなくても、企画ごとの活動はそれぞれ活動開始!
 確認が必要なことがあれば事務局へ。

 

アカデミア16期に向けたミーティング 第3回

 == 充電期企画ミーティング 第3回 ==
□日時 3/27(金)19:30~21:30
□場所 JICA地球ひろば(広尾) 
□参加
 タール(2期)、まーくん(11期)、ジャンボ(12期)、
 あめり(13期)、はじめ(10期)

□議事録
・事務局、体制の確認
 →事務局長は上條さん、隊長、はじめの3人で共同。
  会計は上條さん、ジャンボさん
・1発目の企画はアジア学院での合宿にしたい(はじめ、みっきー)
 →希望者で日程を決めます。5月後半~6月の週末(金曜夜~日曜)の予定。
  希望がある人は早めに連絡ください!
・15期の報告会の時に、今年の進め方を説明できるといいな(はじめ)
 →当日までの準備次第・・・

□次回
日時:4/5(日)11:30~13:00
場所:JICA地球ひろば カフェフロンティア(1階のカフェ)
アジェンダ:
検討中・・・

 

アカデミア16期に向けたミーティング 第2回

□アカデミア16期に向けたミーティング 第2回
■日時 3/15(日) 11:00~14:00
  ※時間のある人は、16時まで部屋がとってあるので引き続き利用可。
■場所 JICA地球ひろば(広尾)
■参加者
  隊長(5期)、まーくん(11期)、ジャンボさん(12期)、
 みっきー(15期)、はじめ(10期)

■議事録
【2009年のアカデミア】
・名付けて「2009年度 充電期地球市民アカデミア」!
 (活動としては、アカデミアの名前でやる。)
・企画を実行したい人が中心となってスタッフを集めて、
 日程、参加者、プログラムを決定する。
・連絡ミーティングを月1回ぐらい用意して、
 企画間の横の調整や意見交換を行う。
 →企画についての相談場所としても活用する
 →日程がかぶった時の調整
 ※遠くにいる人が企画する場合などは、
  MLで企画書を出してもらえればMTGには出なくてもOK。
・それぞれの企画でアンケートをとる。
 企画に対するフィードバックに加えて、
 テーマや講座形態に関するニーズを収集してみたい。
・今期の各回の取り組み、企画の報告会を行う(12月をめどに)。
 アンケートの結果報告もする。
・各回で保険をかける。前例からすると、行事保険かな。
・企画書を各企画の参加者募集開始1週間前には「充電期ML」に流す。
・参加者の募集範囲、定員は各回に任せる。
・広報
 毎年の募集に流しているML、メルマガ、mixiなど。
 →事務局からリストをもらって各回の広報担当者が利用。
・充電期スタッフMLを立ち上げる。
 1回でもプログラムを企画する人は、このMLに参加する。
(・第1回はアジア学院で! みっきー、はじめ提案)

■事務局
 →プラットフォームとして、ゆるく存在。
 →各企画の概要や状況を把握しておく。

・充電局長(対外的には事務局長) (上條さん、隊長、はじめ、で調整)
・ML アイザック(要確認)
・HP みっきー(コーチ(12期)、ヒデ(11期)から引き継ぐ&フォローお願い)
・会計 上條さん(要確認)、ジャンボさん
・備品 当面の間、あめり(しばらく持っててもらうor地球ひろばのロッカーへ)
・メール、(電話)対応 はじめ


■JICA地球ひろば申請
・代表 はじめ
・構成員 みっきー、ちの、上條、隊長、あめり
→団体登録のため。今日、申請書を提出済み。


■これからのToDo
・今日の報告をアカデミアMLに流す。
 →この方針でやることの確認
・次回打ち合わせ
 3/27(金)19:30~21:30 JICA地球ひろば 企画ミーティング第3回
 4/12(日)11:00~14:00 JICA地球ひろば 第1回連絡MTG

・各企画の最低限のルール、やることを決める
・企画書フォーマット作成
 →たたき台をつくる
・充電期MLスタッフML担当者決定、立ち上げ
 →4/12からの見込みだが、3/27のミーティングで相談

アカデミア16期に向けたミーティング

 日時:2009年2月15日(日)11:00~13:00
場所:JICA地球ひろば306号室

出席:はじめ(10期)、おやぶん(11期)、みっきー(15期)、隊長(5期)、上條、らわっぐ(10期)、ちの
(15期)
欠席:あめり(13期)、ぴろ(12期)、コーチ(12期)?

1) 話し合いの進め方について
11:30 問題・課題の洗い出し、その中身を共有する
12:20 プログラムについて

2)問題・課題の洗い出し
① 運営委員の負担が大きい
  ・委員会開催の頻度が多い(月2~3回)
  ・準備がしんどい(事前にきちんと計画をたてておくことが強調されすぎた?)
   例えば講義の準備-講師の話の内容、前後のワークショップなどなどの準備に(専門性がないため)慣れていないにも関わらず、他の運営委員からのチェックが厳しい。
   気持ち、時間の面で負担感がある。
  ・事務作業が大変?
  ・目的が漠然としている?もともとNPOやNGOを目指す人のためだったが、参加者層が変わって来ている→入り口としてのアカデミアを続けていくのか?
   それがアカデミアのよさでもある。運営委員の興味あるテーマを自由に反映できる。
  ・人と人のつながり、仲間、何かひとつ行動して達成感を得る
  ・具体的な地に足のついたアクションは少ない(社会とのつながり)
  ・継続性:1年間の?数年にわたって運営委員をする人がいないということ?
   運営委員へのしばり? (年間を通して)
    講座、委員会への参加(例外もあり)
    メール、電話連絡
   「年間」というのがしばりになっているのではないか?
② 継続性
   生活の変化によって継続できない(卒業、転勤、海外出張など)
   マンネリ化 ダイナミックさに欠ける、わくわく感がない。プログラム自体が今の形にとらわれている?
    3年くらいやって、やりたいことをやったからやめる、というのはアリだと思うが、そういう一般的な
新陳代謝だけではなく、しんどいからやめる、わくわく感がないというところが原因となってやめてしまうケー
スがあるのではないか?
   しんどい
③ 事務局体制
    不安定?
    昼間に仕事の中で事務局を担ってもらえる人が確保できるか、できないか、というのが重要だった。14期はコーチが事務局をやってくれたが、15期は、一人が担うという体制がとれなかったので、4人で分担制にした。しかし、4人で分けると、密な連絡をしないと動きにくく、バタバタしてしまったところがある。
    全体を把握する人がいないと難しい。分担してみて分かったことがいろいろある。
    事務局の役割:対外窓口(電話、メール、受講生への連絡)、書類作成、会計、HP)
(まとめ)
*前例や経験知にしばられすぎ?
*1年間のプログラムへの社会的責任感があるから、つい無難にまとめてしまう傾向があるのではないか?
  *分割、あるいは回ごとに参加費をとるなど、工夫?

*前向きな気持ちがあれば、事務局や運営委員会の負担感、気持ちというのは解消できるような気がする。新し
いことをどんどんやっていこう、ということと、リスクマネジメントをきちんと両立できていればいいのではな
いか。
  *受講料に見合ったものをできているのか?というプレッシャー
*自由な組織であるよさを活かしていく。


12:20~
2)プログラムについて
○おもしろそうなもの
 ・共働学習、合宿はやりたい
 ・わざわざ外部講師を呼ばなくても、修了生の活動を見学するなど。
 ・フィールドワーク
 ・前期の講義もおもしろかったけれど、それ以外のフィールドワークが楽しかった。アースデーにみんなで一
緒に行ったり。
 ・座学はインプットができていいけれど…
 ・盛りだくさんにせずにやることを集約してみては?
 ・単発でやってみたい、運営委員提案型
 ・集ったメンバーで企画するところからやる
  子どもアカデミアがそんな感じで、やりたい人が主体となって企画する。おおよそ年間の予定は決めておく。
 ・最初から共働学習型になる?
 ・徐々にお互いの関心事を探りあい、後期にテーマごとにグループを作る、という流れはよかったので、なく
したい。
 ・何か共有しておくものを作りたい。講義でなくてもよい。ワークショップなどでもよい。
 (はじめは何か共通の体験があったほうが入りやすい)
 ・誰を対象にするのか?アイディアをもっていても仲間がいない、と言う人には最初から共働学習型でもよい
が、アカデミアの間口の広さを生かすには難しい。
 ・参加型ワークショップは入れたい。いろんな人と話をしながら深めていける場が欲しい。そういう体験を入
れておきたい。人との関わり、相互作用、グループダイナミクス。
 ・現場を知ることも大事。現場のリアリティに触れる。修了生や今までのつながりを活かす。
 ・インターン(訪問するだけでなく、作業などをさせてもらう)
 ・共働学習アドバイザー→自分で見つけてくるくらいがいい。
  グループをまとめる人、テーマに詳しい人
  
 次回:3月15日(日)11時 
 *企画持ち寄り。自分がわくわくできる企画を考えてくる。特に枠は設けないで考えてくる。
 
 *場所は一応JICA地球ひろばで。(隊長予約)別な場所、企画があればそのつど相談。

→隊長が予約済。
JICA地球ひろば「団体ミーティングルーム306」10:00~16:00まで確保

 =アカデミア16期に向けた話し合い第3弾=

・日時 1/25(日) 11:00~14:00
・場所 JICA地球ひろば(広尾) 
・持ち物
 お昼ごはん
・参加者
 アイザック(2期、15期運営委員)、上條さん(1期立ち上げメンバー)、隊長(5期)、ぴろ(12期)、
 あめり(13期、15期運営委員)、コーチ(12期、15期運営委員)、まーくん/いちごちゃん(11期)、
 オヤブン(11期)、まめみ(13期、15期運営委員)、みっきー(15期)、ちの(15期)、とし(15期)、
 はじめ(10期、15期運営委員)

 ※欠席の連絡あり
  かとけん(10期)、ゆうた(15期)

・アジェンダ
 今後の方針について、1~3の中からどれにするかを決める。
 その後の進め方について段取りをする。
1)今まで通り
 →通年で関われる運営委員が必要なので、
  1/25の時点でその目処が立つことが条件となります。
  運営委員になって16期を立ち上げたいという方は
  1/25のミーティングに参加するか、はじめ宛に意思表示をお願いします。
2)中止・精算
 →15期運営委員+修了生有志で対応。
3)休止
 →期限を決めて、当面誰かが資産を管理する。

・議事録
□チェックイン
□前回までの振り返り
前回ワークで書き出した「アカデミアの価値」を見直し。
修了生とのつながりを追加したいとの意見が出る。
いろんな活動をしている修了生がいるのに、つながりが少なくてもったいない。

また、最近の事務局、運営委員、受講生の人数などについて情報共有。
運営委員の継続性が毎年問題になっていること、
連続講座にこだわるか、単発でもできることはないのか、など議論した。

□今後の方針について
話し合いの結果、講座の形態を見直して開催することも候補に追加して、
下記4案について自分がどの案に参加できるか、あるいはどこにも入らないかを
順番に表明した。

1)今までのやり方・時期を踏襲して16期を開講
 →(はじめ)、まめみ、アイザック

2)やり方・時期を含め見直して16期を開講
 →はじめ、まめみ、上條さん、オヤブン、ちの、みっきー、
  ぴろ、隊長

3)休止

4)中止・精算

その他)
 →とし、まーくん/いちごちゃん、コーチ、あめり

☆以上より、「やり方・時期を含め見直して16期を開講」する方針で
 これから打ち合わせを開催して進めていくことを決定。

□今後の進め方について
・次回ミーティングを2/15(日)11:00~14:00に決定。

・それまでの間は、いくつか項目を用意して
 それぞれについてアイディアや思いを出し合う期間とする。
 具体的には、みんなが書き込めるサイトを用意して
 そこに思いついたことを書き溜めていく。
 (考えている項目)
 課題・問題、プログラムの内容、形態、運営体制、その他

・だいたい、以下のような流れを想定。
 課題・問題の洗い出し
 ↓
 プログラムの内容、形態を決める
 ↓
 運営体制を決める
 ↓
 スケジュール、開始時期を決める
 ↓
 予算を立てる
 ↓
 募集、開講

□アイディアを書き込むサイトについて
下記サイトを作りました。
昨日集まったメンバーで書き出した内容は、すでに入力済みです。

http://www19.atwiki.jp/academia

Wikiという、ネット上でみんなが編集できるサービスを使っています。
無料のサービスを使っているため、下に広告が出るのはご容赦ください・・・
最初にID登録が必要ですが、その後はログインすることで
前に書いてある文章を編集したり、さらに書き加えたりすることができます。
細かいルールや運用は使いながら適宜つくっていくことになると思いますが、
興味のある方はぜひのぞいてみてください。
(ID登録は当面の管理者であるはじめの承認が必要なので、すぐにはできません。
 半日~1日程度待っていただくことがあるかと思います。ご了承ください。)

□次回ミーティング
2/15(日)11:00~14:00 JICA地球ひろば(予定)

=アカデミア16期に向けた話し合い第2弾=

□日時 1/17(土) 13:10~16:00
□場所 JICA地球ひろば(広尾) 306号室
□出席 かとけん(10期)、アイザック(2期、15期運営委員)、あめり(13期、15期運営委員)、ひろ(14期)、まめみ(13期、15期運営委員)、まーくん(11期)
   コーチ(12期、15期運営委員)、はじめ(10期、15期運営委員)
   ※途中参加 上條さん

□主に話した内容
・現状確認
 運営委員(事務局含む)をやりたいという意思表示があった人 0名
 興味がある 4名
 あまり関われないが、フォローはしたい 7名
 (3月まで、引き継ぎ程度含む)
 考え中 数名?

・今の思いを1人ずつ聞き合う
 事務局をやっていて、何か追われる感じがある。負担を感じる。
 年間通してとなると、関わっていけるかどうか分からない。
 なくなったらさびしいと思うけど・・・
 目的が漠然としているのでは?もっとどんな人を育てたいか、明確にしていい。
 連続講座でなく単発ならできる人は増えるかもしれないが、それでアカデミアの良さは残るのか?
 アカデミアは自分の生活プラスアルファの部分。なかなかコミットが難しい。
 期間を短くして12月にプレゼンをし、1~4月をふりかえり+準備期間に専念させたい。
 15期までの資産をベースに、16期からまったく新しい形を起こすいい機会では?
 受講生として参加した翌年は(数人でも)必ず運営委員をするという仕組みを入れて、
 その前提で募集してはどうか?
 16期開講有無に関係なく、今までの資料やノウハウは記録にまとめたい。
 今後の活動や、各地で同じようなことをやりたい人の参考になればいいと思うので。
 →開講するからには負担は誰かが負わないといけなくなる。
   それでもやりたいと思う人がいないと、始まらないよね。

・運営委員が集まりにくい理由はなんだろう?
 負担が大きい。 繰り返しのことが多い。
 運営委員じゃなくても、人のつながりはある。
 できることは入門的なレベルであり、本格的にやりたいことが見つかってステップアップしようと思ったら他に行ってしまう。

・(ワーク)「アカデミアの価値」を書き出して整理してみよう
 アカデミアならではの良さ、アカデミアを通して実現したいことをポストイットで書き出して整理。
 →結果
 これを見ながら
 他にアカデミアの代わりとなる場があるか?
 単発の講座でも実現できることはないか?
 期間を短くしたら価値はなくなるだろうか?
 といったことを話し合いました。
 講義だけにすると一番受講生の感想に多く挙がっているつながりや共働ができにくくなるし、
 かといって共働学習だけではインプットが少なくてテーマが決められないということで、
 方向性としては、今まで通り/中止/休止の3択で考えようということになりました。

□まとめ
上記の話し合いの結果と、実際に開講する場合のスケジュールを考慮して、
次回の打ち合わせ(1/25予定)で下記3案のどれかに決定する。

1)今まで通り
 →通年で関われる運営委員が必要なので、1/25の時点でその目処が立つことが条件となります。
  運営委員になって16期を立ち上げたいという方は
  1/25のミーティングに参加するか、はじめ宛に意思表示をお願いします。
2)中止・精算
 →15期運営委員+修了生有志で対応。
3)休止
 →期限を決めて、当面誰かが資産を管理する。

□次回
・日時 1/25(日) 11:00~13:00
・場所 JICA地球ひろば(広尾) 
・持ち物
 お昼ごはん
・アジェンダ
 今後の方針について、1~3の中からどれにするかを決める。
 その後の進め方について段取りをする。

 =アカデミア16期に向けた話し合い第1弾=

□日時 12/28(日) 15:00~17:30
□場所 渋谷 リスペクト
□出席 あめり(13期、15期運営委員)、まめみ(13期、15期運営委員)、
   はじめ(10期、15期運営委員)

□話した内容
・例年の準備状況について資料を確認
 だいたい12月末~1月中旬からスタート。
 事務局、運営委員をやれる目処がついている人たちが
 中心になって企画をし、4月に運営委員を確定している。

・今の時点で16期に向けて意思表示があった人の状況
 運営委員(事務局含む)ができる 0名
 興味がある 2名
 あまり関われないが、フォローはしたい 7名
 (3月まで、引き継ぎ程度含む)
 →15期運営委員には4月から生活が変わる人が多く、
  16期も続ける意思表示をしている人はまだいない
 →まだ開講できる目処は立たない状況!

・1月中に2回程度打ち合わせの機会をもって、方針を決定したい。
 イメージとしては・・・
 →開講する場合
  テーマ設定、期間・日程決定、講義テーマ・講師選定、講師依頼などを開始する。
 →開講しない場合
  15期運営委員会・事務局で管理している資料や文房具の扱い、
  15期繰越金の扱いについて関係者で話し合って決める、など。
 ※開講するためには遅くても1月末には動き始めないと間に合わない。

・16期開講有無に関係なく、15期までの資料や経験をもとに
 講座運営に関する資料は残したい(はじめ提案、試案作成中)。
 16期開講するならその役に立てられるし、
 開講しないとしても同じような講座をやりたいと思っている
 他団体や今後の個々の活動の参考にできるはず。

・運営委員は今まで少なくても10名。
 定員を20名に減らしたとして、8名は必要では?
 でも8名でやるのはかなりしんどいと思われる。
 

□次回
 日時未定。1月中旬?
 →年明けに決定して、はじめからMLに連絡します。